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Gastbeitrag: Zertifizierung für Bildungsanbieter - Die neue ISO 9001: 2015

 

Die neue ISO 9001: 2015

Die neueste Fassung der DIN ISO 9001 ist seit Herbst 2015 veröffentlicht. Damit setzt dieser Normstandard für Qualitätsmanagement-Systeme seine weltweite Erfolgsgeschichte fort. 1995, im ersten Jahr der Norm, wurden weltweit rund 127.000 Institutionen zertifiziert. 2014 waren es schon rund 1,1 Millionen ausgegebener Zertifikate*. Die vorliegende Version DIN ISO 9001:2015 (Erscheinungsjahr 2015) soll nun für mindestens 10 Jahre den Markt bestimmen.
 
Ziele der Überarbeitung
Mit dem durchgängigen, prozessorientierten Ansatz und der Betonung der Chancen- und Risikobewertung werden den aktuellen Entwicklungen in Wirtschaft und Dienstleistung Rechnung getragen. Ein weiteres Revisionsziel bestand darin, Dienstleistungen und Dienstleister stärker zu berücksichtigen und zu einer einfacheren „Normsprache“ zu finden. Die neue Norm ermöglicht eine effektive Einführung im Unternehmen sowie die konkrete Berücksichtigung des zunehmend komplexer und dynamischer werdenden Arbeitsumfeldes, das sich in der Vernetzung von Leistungs- und Informationsprozessen ausdrückt. Zielstellung und Nutzen eines Qualitätsmanagmentsystems für den Kunden als auch für das Unternehmen sind in allen 10 Normkapiteln die entscheidenden Ausgangspunkte.
 
Inhalte und wichtige Neuerungen der aktuellen Normversion
Als Unternehmen mit aktueller ISO-Zertifizierung können Sie Ihre bestehenden Inhalte gut nutzen, um auf die neue Version überzuleiten. Die wesentlichen Anforderungen der bestehenden DIN ISO 9001:2008 gehen fast vollständig in der neuen Version auf. Ein schlichtes Umschreiben der Kapitel wird allerdings nicht reichen. Die oben genannten neuen Themenbereiche müssen für die zukünftige Qualitätsarbeit berücksichtigt werden.

1. Strategie und Positionierung im Fokus
Als Stratege freue ich mich am meisten über das neue Kapital 4 „Kontext der Organisation“. Hier werden die strategische Ausrichtung und die Einordnung Ihres Unternehmens ins bestehende Marktumfeld zum Thema. Bedarfe und Anforderungen aller relevanten Parteien (Kunden, Mitarbeiter, Finanzierer, Wettbewerber) müssen in diese strategische Standortbestimmung einfließen. Hier erfolgt explizit die Erweiterung des Blickwinkels von Kunden auf alle an der Leistungen des Unternehmens interessierten Parteien. Auf Grundlage einer exakten Anylayse der inneren und äußeren Faktoren müssen die strategische Ausrichtung und der Zweck des Unternehmens fromuliert werden. Dies und die Kenntnis uad das Verstehen der Erwartunge interessierter Parteien sind letztlich eine entscheidende Basis für die die Planung und die Einrichtung Ihres Qualitätsmanagementsystems. Damit wird das Qualitätsmangemnet zum integralen Bestandteil der obersten Führungsverantwortung, denn Strategie ist wirklich Chefsache.
 
2. Lenkung der QM-Arbeit
Neben der Führung war die operative Umsetzung, Implementierung und Aufrechterhaltung des QM-Systems oftmals die Aufgabe des „BOL“ – Beauftragten der obersten Leitung. Eine solche Stelle ist mit der neuen Revision nicht mehr explizit gefordert. Aber: Ausgehend von der Verantwortung der obersten Leitung ist jeder Prozessverantwortliche in seinem Bereich für Qualität zuständig. Nur so kann Qualitätsmanagement funktionieren. Wie diese Aufgaben gereglt und koordiniert werden, entscheidet jedes Unternehmen selbst. Es kann auch ein QM-Beauftragter mit neuem Profil sein.
 
3. Durchgehende Sicht auf die Prozesse
Die Prozessorientierung spielt eine deutlich wichtigere Rolle. Das Verständnis für die  Prozesse und deren Wechselwirkungen ist Voraussetzung für die gezielte Verbesserung der Ergebnisse mit Hilfe eines wirksamen und effizienten Qualitätsmanagementsystems. Genau darin besteht die unternehmerische und wirtschaftliche Zielstellung eines jedes Managementsystems. Letztlich trägt jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Verantwortung für den Gesamterfolg.
 
4. Chancen und Risiken antizipieren
Die systematische Betrachtung von Chancen und Risiken wird verpflichtender Bestandteil der DIN ISO 9001:2015, in vielen anderen Normen ist dieses Thema bereits integriert. Als Anwender der Norm sind Sie gehalten, die Chancen und Risiken zu erfassen, die sich aus Ihrer Geschäftstätigkeit ergeben, und Sie müssen daraus auch konkrete Maßnahmen für die Organisation ableiten.
 
5. Wissen systematisch managen
Wissen als bedeutende Ressource zu betrachten und diese Ressource zu sichern, liegt im Interesse jedes Unternehmens. Gerade für Dienstleister ist Wissen ein bedeutender Unternehmenswert und ein Teil des Betriebskapitals, den es zu schützen gilt. Wissen in Form von Konzepten und Methoden zu dokumentieren reicht dabei alleine nicht aus. Noch entscheidender ist es, vorhandenes Erfahrungswissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen, zu sichern und in geeignetger Form im Unternehmen weiterzugeben.


6. Vorgeschriebene Dokumentationsanforderungen reduziert
In der neuen Norm wurden die zu dokumentierenden Vorgaben stark reduziert. Die Pflicht eines QM-Handbuches gibt es nicht mehr. Sie selbst legen die Struktur Ihrer QM-Dokumentation selbst fest und regeln dort auch, welche Prozesse dokumentationsrelevant sind und in welcher Form dies zu erfolgen hat.

 
Regelungen für den Übergang
Zertifikate nach der Vorgänger-Revision ISO 9001:2008, werden jetzt keineswegs automatisch ungültig. Mit der Veröffentlichung der neuen Revision im September 2015 hat eine dreijährige Übergangszeit begonnen. Diesen Zeitraum können und sollten Sie nutzen, um Ihr Qualitätsmanagementsystem auf die neuen Anforderungen umzustellen. In den nächsten eineinhalb Jahren (bis Frühjahr 2017) können Sie sich auch noch nach dem Standard der Revision 2008 zertifizieren lassen. Zertifikate nach der ISO 9001:2008 behalten bis zum Ende der Übergangsfrist ihre Gültigkeit.
Die Umstellung erfordert in jedem Fall ein Audit vor Ort (Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudit). Das verursacht Mehraufwand und Mehrkosten. In Anlehnung an die Empfehlungen der DakkS** ist im Schnitt mit folgendem Mehraufwand zu rechnen:
  • Re-Zertifizierung: Mind. 10% des ursprünglichen Auditaufwandes – mindestens 0,25 Audittage.

  • Überwachung: Mind. 20% des ursprünglichen Auditaufwandes – mindestens 0,5 Audittage.

 

Fazit:
Die neue ISO 9001:2015 ermöglicht eine flexiblere Gestaltung von Form und Struktur des QM-Systems das die die realen betrieblichen Prozesse widersoiegelt. Die Anpassungsfähigkeit an Dienstleistungsprozesse wird durch die Revision deutlich besser möglich. Darüber hinaus tragen die Kapitel „Chancen/Risiken“ und „Wissensmanagement“ den neuen Anforderungen an die Unternehmensführung Rechnung.

* ISO Survey 2014: http://www.iso.org/iso/iso-survey

** DAkkS (18.12.2015) „Anleitung zum Übergang ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015“: http://www.dakks.de/content/anleitung-zum-%C3%BCbergang-iso-90012015-und-iso-140012015

 

Über den Autor:

Robert Fischer ist Inhaber von Strategiehorizont®. Er unterstützt Unternehmen und Institutionen aus dem geförderten Bereich bei Strategieentwicklung und Qualitätsmanagement (Standards: AZAV, DIN ISO 9001, DIN ISO 29990).
 
Robert Fischer ist Diplom-Betriebswirt und interner / externer Qualitätsauditor.
Nach beruflichen Stationen als Strategieberater in einem M-Dax-Konzern und als Geschäftsführer eines Bildungsunternehmens gründete er vor fünf Jahren mit Strategiehorizont sein eigenes Beratungsunternehmen. Seither bringt er geförderte Dienstleister - Arbeitsmarktdienstleister, Jugendhilfeeinrichtungen und Werkstätten für behinderte Menschen -  zielgerichtet und klar fokussiert auf den Weg zu Wachstum und Weiterentwicklung. Neben der individuellen Beratung bietet er Seminare zu AZAV Zulassung und Produktentwicklung im geförderten Bereich an.

www.strategiehorizont.de

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